Coordonnateur administratif de bureau

SYSTRA Canada est à la recherche d'un coordonnateur administratif de bureau pour assurer un accueil professionnel et un soutien administratif efficace pour garantir le bon fonctionnement de l'accueil, de la gestion des visiteurs, de la communication et des services généraux au sein du bureau.

• Accueillir les invités dès leur arrivée au bureau et les diriger vers les personnes appropriées ;
  Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants ;
  Organiser la collecte et la distribution du courrier et coordonner les services de messagerie ;
  Gérer l’ensemble du processus de réservation des déplacements professionnels, en assurant la liaison avec les agences de voyage et les clients internes, l’organisation des réservations (voyages, hôtels, billets de transport), la
  création et la validation des bons de commande, et en veillant à ce que tous les besoins liés aux déplacements soient satisfaits.
  Veiller à la propreté et à l’organisation de la zone de réception, des salles de conférence et de la cuisine ;
  Contrôler l'accès au bureau et assurer la sécurité conformément aux procédures établies (journal de sécurité, badges visiteurs) ;
  Commander et gérer l’inventaire des fournitures (bureau, cuisine, café, etc.) ;
  Mettre à jour les calendriers, planifier des réunions et des événements (« lunch & learn », etc.) ;
  Assurer la traduction de documents écrits (français/anglais) et, au besoin, l’interprétation ;
  Organiser, maintenir et archiver les dossiers physiques et numériques afin de garantir que l’information soit à jour,
  accessible et conforme aux politiques de l’entreprise.
  Réaliser des tâches administratives variées : classement, photocopie, transcription;
  Maintenir la confidentialité des informations et des activités du bureau ;
  Effectuer toute autre tâche connexe au besoin.