Assistant Administratif

Assistant Administratif

Il s'agit d'un rôle sur site situé à Montréal

Résumé du poste

L'adjoint administratif effectue diverses tâches administratives et de bureau en soutien aux opérations quotidiennes de nombreux cadres supérieurs et professionnels de divers départements. Le candidat(e) veille au bon déroulement de l’ensemble des activités reliés du bureau.

Principaux domaines de responsabilité

En tant que membre de l'équipe des services de bureau, fournir un soutien administratif exceptionnel au niveau de la direction aux différents cadres et membres de l'équipe.

Effectuer des tâches administratives de niveau supérieur, y compris, sans toutefois s'y limiter :

• Gérer tous les aspects des exigences complexes en matière de calendrier et d'horaire pour inclure les préparatifs de voyage, à la fois national et international ;
• Coordonner et planifier les réunions pour inclure l'organisation des exigences audiovisuelles et des conférences ;
• Sur demande, effectue les réservations de salle, préparation des salles (planification, installation, et logistique) et voit au rangement de celle-ci ;
• Préparer et traiter les notes de frais et les factures applicables ;
• Créer et modifier des présentations, des feuilles de calcul et des organigrammes ;
• Accueille les visiteurs et voit à l’application des règles de sécurité ;
• Répond et redirige les appels téléphoniques s’il y a lieu ;
• Fournis des renseignements généraux en personne ou par téléphone ;
• Traite les différents envois postaux, livraisons par messager et en assure le suivi ;
• Voit aux commandes de repas d’affaires, les réceptionne et s’occupe de l’installation ;
• Commande les fournitures de bureau, les réceptionne et voit au maintien de l’inventaire;
• Participer activement à l’organisation des activités locales (événements proposés par le comité social, Centraide, le comité HSE etc.) ;
• Supporter le département de ressource humaine en ce qui concerne le suivi et la comptabilisation de feuille de temps ou autre tȃche connexe
• Supporter le département des finances pour ce qui fournisseurs, traitement de factures, codage dans le système ERP SAP, ou tout tâche connexe ;
• Participer à des tâches supplémentaires si nécessaire et toutes autres tâches administratives connexes selon les besoins.

Qualifications minimales

• Expérience dans l'exercice de la discrétion et de la confidentialité avec des informations sensibles de l'entreprise

• Excellentes compétences organisationnelles avec une capacité à penser de manière proactive et à prioriser le travail
• Solides compétences en communication (par téléphone, par courrier électronique et en personne) en français et en anglais

Formation et expérience requises :

• Diplôme d’études secondaires en bureautique ou expérience équivalente ;
• 3-5 années d’expérience de soutien administratif
• 
  

Qualifications souhaitées

• Bilingue à l’oral et à l’écrit (français et anglais);
• Ce poste requiert une bonne connaissance de l'anglais pour interagir, soutenir et/ou fournir des services à des clients, employés et/ou partenaires internationaux ainsi qu’à des autorités gouvernementales étrangères qui ne parlent pas français
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• Compétences avancées dans MS Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint
• Expérience de l'utilisation de Concur pour la gestion des voyages d'affaires
• Expérience dans un environnement commercial international et/ou à matrices complexes
• Connaissance du système ERP SAP
• Connaissance de base en comptabilité
• Être polyvalent(e), autonome, organisé(e) et axé(e) sur le service à la clientèle ;
• Démontrer un bon esprit d’équipe et de bonnes relations interpersonnelles;
• Savoir planifier et coordonner ses activités ;
• Capacité à travailler dans un environnement multitâche ;
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de flexibilité.

Ce que nous offrons

• Thales offre un vaste programme d'avantages sociaux à tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et à leurs personnes à charge admissibles, y compris ce qui suit :

• Assurance maladie complémentaire payée par l'entreprise, assurance dentaire, HSA, assurance vie, AD&D, invalidité à cour terme, programme de soins contre le cancer, assurance voyage, plan d'aide aux employés et programme de bien-être.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, PPCD, CELI) avec une contribution de l'entreprise et une contribution équivalente à un PPCD, sans période d'acquisition.
• Jours fériés, jours de vacances et congés de maladie payés par l'entreprise.
• Assurance-vie volontaire, assurance-décès, assurance contre les maladies graves, assurance-invalidité de longue durée.

Pourquoi nous rejoindre ?

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