Adjoint.e adminitratif.ive-réceptionniste – Bureau de Montréal

Être adjoint.e adminitratif.ive-réceptionniste pour Le Groupe Gesfor Poirier, Pinchin, c’est vous joindre à une firme de 170 experts-conseils bien établie dans les domaines de l’hygiène industrielle, de la santé et la sécurité au travail, des sciences du bâtiment et de l’environnement.

Le Groupe Gesfor valorise un environnement respectueux où nos différences individuelles sont reconnues, favorisant un milieu de travail inclusif et une communication positive. Nous misons sur la collaboration et l’autonomie afin de bâtir la réussite commune de l’entreprise.

Pourquoi nous choisir?

• 17 jours de vacances par année;
• Régime d’assurance collective complet et plan d’aide aux employés dès le 1^er jour de travail;
• REER collectif et RPDB;
• Formation continue;
• Opportunité d’évolution au sein de l’entreprise;
• Banque de temps pour une conciliation travail-vie personnelle.

Votre mission

En tant que adjoint.e adminitratif.ive-réceptionniste, vous serez le.la premier.ère interlocuteur.trice pour toutes les personnes entrant dans le bureau. Sous la supervision directe de la responsable des adjointes et de la réception, vous effectuerez diverses tâches administratives destinées à soutenir les besoins opérationnels de l’entreprise.

Concrètement, vous devrez :

• Accueillir les clients et veiller à ce que l’environnement soit propre et convivial;
• Prendre les appels, assurer la gestion de la boîte courriel et du courrier;
• Procéder à la réception des commandes en collaboration avec le coordonnateur des équipements;
• Effectuer l’envoi des échantillons à analyser ainsi que tous autres envois postaux nécessaires;
• Produire les cartes et les attestations de formation en collaboration avec d’autres membres de l’équipe administrative;
• Assister les différents départements dans la préparation (montage, impression, assemblage, etc.) de tous documents nécessaires, incluant des manuels de formation et des documents d’appel d’offres;
• Gérer les inventaires de documents et de certaines fournitures, s’assurer qu’ils sont disponibles à temps et en nombre suffisant;
• Aider à l’intendance générale du bureau, notamment en s’occupant de l’approvisionnement et de l’entretien quotidien de la machine à café, de l’approvisionnement des photocopieuses et de l’arrosage des plantes. Communiquer avec les fournisseurs en cas de panne de ces appareils;
• Mettre à jour les procédures de travail liées au poste et former l’équipe de remplacement à la réception;
• S’acquitter de toutes autres tâches assignées par le supérieur immédiat.

Compétences recherchées :

• Formation en bureautique ou en secrétariat ou tout autre domaine connexe (toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourra être considérée);
• Au moins cinq (5) ans d’expérience à un poste similaire;
• Excellente connaissance, orale et écrite, de la langue française;
• Aisance en anglais, à l’oral et à l’écrit;
• Grande facilité à communiquer et à se montrer diplomate;
• Qualités d’autonomie, de proactivité et d’adaptabilité;
• Sens des responsabilités et excellent jugement;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.

Conditions de travail :

37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi (8 h-12 h, 13 h-16 h 30), toujours en présentiel au bureau;

• Salaire selon l’expérience à partir de 39 000 $ par année.

Vous vous sentez prêt.e à relever le défi? Faites-nous parvenir votre candidature sans tarder à l’adresse suivante : emploi@gesfor.com!

Pour en savoir plus sur les services du Groupe Gesfor et nos valeurs : https://gesfor.com .

Veuillez noter que seul.e.s les candidat.e.s sélectionné.e.s seront convoqué.e.s en entrevue.